Schvalovací procesy elektronicky

Vlastní workflow pro různé doklady

<p>V Helios Inuvio můžete elektronicky schvalovat faktury, objednávky i další druhy dokladů. Pro každou dokladovou řadu lze samostatně definovat vlastní schvalovací proces, počet kroků, podmínky a oprávnění.</p>

Podmínky řídí správný postup

Schvalovací kroky mohou být řízené podmínkami, například výší částky, střediskem nebo projektem. Podle nastavení se do procesu automaticky doplní finanční ředitel, schvalovatel příslušného střediska nebo manažer konkrétního projektu.

Návaznost kroků pod kontrolou

Systém kontroluje logickou návaznost schvalovacích kroků, takže je nelze standardně přeskočit. Pokud jsou splněné definované podmínky, může být vybraný krok naopak schválen automaticky.

Každé rozhodnutí je dohledatelné

Každá změna stavu schválení je podepsána přihlášeným uživatelem a označena časem provedení. U dokladu tak snadno zjistíte autora i čas rozhodnutí, aktuální stav jednotlivých kroků a osobu, u které schvalování právě čeká.

Každý schvalovatel vidí své doklady

Přístup lze řídit podle středisek, zakázek, projektů, dokladových řad nebo jiného parametru. Schvalovatel pak ve své frontě vidí pouze aktuální doklady určené právě jemu a jeho schvalovací menu lze individuálně přizpůsobit.

Doklad i podklady na jednom místě

Při schvalování lze zobrazit vybrané údaje dokladu, náhled scanu nebo jiného souboru v DMS Helios i samotný doklad v Helios Inuvio. V případě nesrovnalostí můžete doplnit komentář a vrátit doklad k opravě a opětovnému schválení.

Zastupování bez zastavení procesu

Pro dobu nepřítomnosti lze nastavit zastupitelnost v určeném období od–do. Schvalovací proces je tak možné přesměrovat na jiného schvalovatele a nenechat doklady zbytečně čekat.

Upozornění a schválení e-mailem

Aktuálnímu schvalovateli lze automaticky odeslat e-mail s nastavitelným textem a odkazem na seznam dokladů v Helios Inuvio. Po odpovídající konfiguraci je možné doklad schválit nebo zamítnout také přímo odpovědí na e-mail.