Komerční smlouvy

Smlouvy přehledně podle vašich potřeb

Smlouvy můžete zařazovat do libovolných uživatelsky definovaných kategorií a typů. Vedle povinných údajů, jako jsou smluvní strany nebo odpovědná osoba, lze evidovat také další parametry potřebné pro konkrétní druh smlouvy.

Kontrola povinných údajů a stavu smlouvy

Systém kontroluje vyplnění požadovaných parametrů a upozorní na chybějící údaj. Stav smlouvy se automaticky mění mezi hodnotami V jednání, Platná a Neplatná podle zadaných dat účinnosti.

Důležité termíny vždy na očích

V přehledu smluv můžete filtrovat podle jednotlivých dat nebo použít parametrické filtry, například pro výpovědní lhůtu či konec účinnosti. Blížící se termíny lze zvýraznit barevně nebo na ně upozornit e-mailem prostřednictvím aplikace Mail Reporter.

Dokumenty bezpečně propojené se smlouvou

Ke každé smlouvě lze připojit její scan, přílohy a další související dokumenty. Integrované DMS umožňuje nastavovat práva, dokumenty verzovat a sledovat historii práce včetně údajů o tom, kdo a kdy dokument vložil, otevřel nebo uložil.

Odeslání do registru datovou schránkou

Plugin Registr smluv komunikuje s registrem smluv Ministerstva vnitra prostřednictvím zpráv datové schránky. Z metadat smlouvy a jejích příloh připraví na pokyn uživatele odpovídající datovou zprávu.

Podpora všech potřebných operací

Do registru lze odeslat zprávu pro zveřejnění nebo modifikaci smlouvy, přidání přílohy či znepřístupnění záznamu. Podporované přílohy mohou být ve formátech PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT nebo TXT.

Výsledek zpracování zpět v Helios Inuvio

Registr smluv odešle výsledek zpracování zpět do HELIOS Inuvio prostřednictvím datové schránky. Po jeho načtení je uživatel informován, zda byla smlouva úspěšně zveřejněna nebo zda se změnil stav záznamu.

Oprávnění a historie pod kontrolou

Registr smluv respektuje oprávnění nastavená v HELIOS Inuvio a potřebné operace zaznamenává. Evidence smluv a integrované DMS tak mohou současně sloužit jako přehledný elektronický archiv firemní dokumentace.